Ravnanje z raziskovalnimi podatki

Fizični vidiki zaščite podatkov

Kje so podatki shranjeni?

• Če so podatki shranjeni na napravi (prenosnik, USB pomnilnik itd.), ali obstaja nevarnost okvare, izgube ali kraje naprave?

Ali je dostop do naprave, na kateri so shranjeni podatki, ustrezno zaščiten?

• Naprava, na kateri so shranjeni podatki, mora biti zaščitena z ustreznim geslom, ki ne sme biti krajše od 8 znakov, in vključuje številke, črke napisane v kombinaciji malih in velikih črk in simbole.

Ali je naprava varna za uporabo?

• Napravo, na kateri se nahajajo podatki, je treba zaščititi s protivirusnim programom, ki se redno posodablja, požarni zid je vključen, operacijski sistem pa se redno posodablja.

Varnostno kopiranje

Ali skrbimo za redno izdelavo varnostnih kopij (ang. backup)?

• Imamo vsaj eno lokalno kopijo gradiva, ki ni shranjena v oblaku.
• Imamo vsaj eno kopijo gradiva, shranjeno na drugi geografski lokaciji.
• Na vsaj eni lokaciji shranimo zgodovino sprememb.
• vse postopke v zvezi s shranjevanjem in ohranjanjem podatkov dokumentiramo v datoteki readme, na primer, kje so shranjeni vsi podatki, koliko kopij, v katerih formatih ipd.

Ali so vse varnostne kopije shranjene na enem mestu?

• Priporočljivo je narediti vsaj 3 popolnoma ločene kopije podatkov (npr. računalnik, prenosljiv medij, oblak).

Ravnanje z osebnimi in občutljivimi podatki

Ali so občutljivi podatki ustrezno zaščiteni?

• Osebne in občutljive podatke je treba anonimizirati, tiste, ki jih ni mogoče anonimizirati, pa šifrirati. Z orodji za šifriranje je možno šifrirati posamezno datoteko, mapo ali celoten disk, npr. BitLocker, FileVault2, PGP, VeraCrypt, Axcrypt, SafeHouse.

Ali se občutljivi podatki pravilno izbrišejo?

• Običajno brisanje datotek in map ne bo trajno odstranilo podatkov. S pomočjo specializiranih orodij jih je mogoče obnoviti. Obstajajo programske rešitve, ki omogočajo trajno brisanje, npr. Eraser, WipeFile, FreeRaiser.

Varna izmenjava podatkov

Ali se podatki med raziskovalno skupino izmenjujejo na varen način?

• Izogibamo se izmenjavi občutljivih podatkov preko e-pošte ali nešifriranega kanala (FTP). Priporočljiva je uporaba šifriranih kanalov (SFTP, HTTPS) ali storitev v oblaku (Shramba UM, FileSender).