Pri zbiranju podatkov, potrebnih za raziskavo, se poveča število datotek in map, v katerih se nahajajo raziskovalni podatki. Iskanje želenih raziskovalnih podatkov med množico datotek, shranjenih v lokalnem sistemu za shranjevanje ali v oblaku je lahko oteženo, če datoteke niso dosledno poimenovane ali če ni logične strukture map. Da bi bil proces upravljanja raziskovalnih podatkov učinkovitejši, je pomembno, da pred raziskavo pripravimo dogovorjene smernice o poimenovanju raziskovalnih podatkov in ustrezno strukturo map.
Priporočila za poimenovanje raziskovalnih podatkov:
- pripravimo dogovorjeno strukturo za poimenovanje raziskovalnih podatkov, sestavljeno iz logičnih elementov. Ustrezne informacije za poimenovanje datotek so: ime projekta oz. akronim, ime raziskovalca oz. začetnice, vrsta podatkov, metoda raziskave, kraj in datum raziskave, številka različice datoteke
- dogovorjeno poimenovanje uporabljamo dosledno
- dogovorjeno poimenovanje naj uporabljajo vseh člani raziskovalne skupine
- izogibamo se uporabi podobnega imena za več datotek
- izogibamo se nejasnim poimenovanjem
- imena datotek naj ne bodo predolga, največ 32 znakov
- uporabimo črke in številke po standardu ASCII (a - z, A - Z in 0 - 9)
- izogibamo se uporabi pike oz. posebnih znakov, kot so &, *,%, #,;, (),!, @, $, ^, ~, ‘, {}, [],?, <>
- datum zapišemo v standardu ISO 8601 (LLLLMMDD)
- pri morebitnem številčenju uporabimo predhodne ničle, npr: 001 - 999
- namesto presledka uporabimo podčrtaj _ ali minus -
- izogibamo se etiketam, kot so končna verzija, revizija, final ipd., za večje spremembe uporabimo št. različice, npr. V2
- pri preimenovanju množice datotek uporabimo orodje za paketno preimenovanje
- kompleksno strukturirano poimenovanje opišemo v datoteki README.txt
Primer:
Več nasvetov najdemo med priporočili Ameriškega državnega inšituta za standarde.
