Reference lahko prenesemo v Excel, kjer jih poljubno dopolnjujemo s podatki, ki jih potrebujemo za naše delo. Uredimo jih tako, da vsak dokument predstavlja eno vrstico, stolpci pa kriterije na osnovi katerih smo dokumente uvrstili v našo raziskavo oz. bodo služili za nadaljnjo rabo. Strukturirani naj bodo tako, da bodo iz njih razvidni:
1. Bibliografski podatki o gradivu (avtor, leto izdaje, objave ali raziskave, naslov dokumenta, vrsta gradiva...)
2. Geografska zastopanost glede na izvor dokumentov (kontinent, država, mesto, določeno geografsko področje, klimatsko področje...), če je to pomembno za našo raziskavo.
3. Detajli o vrednotenju posameznih študij (kako so bile uporabljene, ali so nekatere pomembnejše od drugih, ali gre za kontrolne poskuse ali opazovalne študije ipd.)
4. Uporabljene metode (vrste, zanesljivost, kvalitativni ali kvantitativni pristop, terenski poskusi....)
5. Predmet raziskave
6. Spremenljivke (kaj merijo)
7. Rezultati (preučevanja ali razprave, statistično pomembne/nepomembne, pozitivne/negativne, padajoče/ naraščajoče...)
Z našim iskanjem bomo dobili zelo veliko število dokumentov, ki jih bomo morali sistematično urediti in vključiti v našo raziskavo. Za lažjo ureditev rezultatov so nam na voljo številna orodja za razvrščanje in urejevanje večjega števila dokumentov. Eden izmed njih je citatno orodje EndNote20, ki med drugim omogoča zbiranje informacij iz elektronskih in tradicionalnih virov in organizacijo referenc po lastnih potrebah.
Kategorije nastavljamo v skladu z našimi potrebami. Vsekakor je bolje nastaviti več kategorij ali podkategorij; če se kasneje namreč izkaže, da nekatere niso potrebne, jih zlahka združimo v eno samo. V kolikor pa bomo ugotovili, da nam kateri vidik, ki ga potrebujemo manjka, bomo morali vse dokumente ponovno pregledati, da jih bomo lahko uvrstili v novo (dodano) kategorijo.
Ko imamo nastavljene temelje za našo osebno bazo, bomo vanjo vnesli približno 10% literature. Na osnovi le-te bomo naše kategorije testirali, najverjetneje jih bomo še spreminjali in prilagajali, dokler ne bomo dosegli optimalnih pogojev.
Šele ko bomo ugotovili, da vsi parametri odgovarjajo našim zahtevam, se bomo lotili vnosa preostalih 90% izbrane literature.