Univerzitetna knjižnica Maribor vrši vnos bibliografskih enot za potrebe osebnih bibliografij tudi osebam, ki niso zaposlene na Univerzi v Mariboru po ceniku UKM.
Pri tem se za uro vnosa bibliografije štejeta 2 bibliografska vnosa. V primeru, da gre za prispevek iz revije ali zbornika, ki še ni v COBISS-u, se štejeta 2 vnosa.
Bibliografija se izdeluje samo na podlagi originalnih dokumentov in NE FOTOKOPIJ! Dokumenti v elektronski obliki (objavljeni na spletu, na USB ključku, DC_ROM-u...) se lahko pošljejo tudi na elektronski naslov bibliografije.ukm@um.si.
Razvrstitev bibliografskih enot se izvaja v skladu s Tipologijo dokumentov/del za vodenje bibliografij v sistemu COBISS.
Avtorji sami določijo tipologijo, prav tako tudi sami odgovarjajo za pravilno razvrstitev enot po tipologiji. Bibliograf pri določitvi tipologije po potrebi svetuje avtorju.
Vse znanstvene tipologije preverja in overi pristojen OSIC (Osrednji specializiran informacijski center). Teh je v Sloveniji 6 in jih imenuje ARRS. Če se avtor s tipologijo ali vrednotenjem svojega prispevka ne strinja, se lahko obrne na OSIC za njegovo strokovno področje.
Potrebni podatki, ki jih morajo avtorji za vnos bibliografij oddati so:
Točni osebni podatki zaradi natančnih vnosov osebnih podatkov v normativno bazo avtorjev CONOR, ki so potrebni za razločevanje soimenjakov:
a. ime in priimek avtorjev,
b. rojstni datum avtorjev,
c. formalna izobrazba in strokovna področja delovanja avtorjev in
d. kontaktni podatki avtorjev (telefonska številka, elektronski naslov).
Točni podatki o plačniku storitve:
a. ime in priimek oz. naziv plačnika, če gre za pravno osebo,
b. točen naslov plačnika,
c. davčna številka plačnika, kadar gre za davčnega zavezanca.
Izvirno gradivo (originali) v katerih so objavljeni prispevki avtorjev, ki naj se vnesejo v COBISS in sicer:
a. pri monografijah celotno monografijo (priročnik, knjigo, učbenik….),
b. pri posameznih poglavjih v monografijah celotno monografijo (priročnik, knjigo, učbenik, zbornik….),
c. pri revijah in časopisih celotno številko revije ali časopisa (če revije še ni v COBISS bazi, je zaželena tudi prva številka revije sploh),
d. pri člankih celoten izvod revije ali časopisa, v kateri je članek objavljen,
e. pri prispevkih v zbornikih celoten zbornik, v katerem je posamezen prispevek objavljen,
f. pri izvedenih delih potrdilo (vabilo, katalog, program) s polnimi podatki (naslov izvedenega dela, avtorji izvedenega dela, kraj, točen datum, organizator) in
e. pri spletnih virih spletno povezavo (link) na vir.
Sekundarno avtorstvo
Za vnos sekundarnih avtorjev (uredniki, recenzenti, mentorji ipd.) je potrebno predložiti izvirno gradivo (zbornik, monografijo, revijo...). Kadar iz primarnega dokumenta ni razvidno, kdo je opravil delo in kdaj je bilo delo opravljeno, pa tudi dokument, iz katerega je to razvidno (npr. potrdilo ali dopis založnika oz. uredniškega odbora). V primeru, da gre za avtorstvo v sklopu serijske publikacije (uredništvo, recenzije), pa mora avtor posredovat tudi ISSN številko te serijske publikacije.
Za morebitne dodatne informacije, ki bi bile potrebne pri vnosu v COBISS, se bibliograf obrne na avtorja. Po vnaprejšnjem dogovoru z bibliografom se lahko gradivo za vnos v COBISS odda tudi v pdf. obliki.
Uporabniki si lahko izpišejo svojo osebno bibliografijo sami. Priporočamo, da izberete pri razvrščanju bibliografskih enot možnost "tipologija, leto-padajoče, naslov". Pri tistih avtorjih, ki nimajo šifre raziskovalca, je izpis osebne bibliografije lahko nepopoln ali pa se v izpisu pojavijo dela, ki niso njegova. Do tega pride zaradi soimenjakov, saj program sestavi izpis osebne bibliografije na osnovi enake oblike imena avtorja. Prav tako se avtorjem, ki nimajo šifre raziskovalca ali šifre za potrebe izpisa bibliografij, v njihovi bibliografiji ne izpišejo sekundarna avtorstva v serijskih publikacijah, vnešena v bazo CONOR (recenzije, uredništva...).
Ti avtorji se lahko obrnejo na bibliografa UKM, ki jim bo uredil CONOR zapis in pripravil pravilen izpis osebne bibliografije.
